Přehrabování se v šuplíku a hledání dokladu od nejrůznějších věcí či účetních záznamů známe každý. A pravděpodobně si vždy klademe tu stejnou otázku. Proč toho máme doma tolik? Jaké účtenky vlastně potřebuji a které ne?
Jaké dokladu je potřeba archivovat?
Existují doklady, které je potřeba archivovat a to tak, abychom věděli, kde je v potřebné situaci najít snadno a rychle. O jaké doklady se jedná?
- Účetní doklady
- Daňové doklady
- Účetní záznamy
- Faktury vydané i přijaté
- Smlouvy a dodatky
- Daňová přiznání
- Mzdové a personální dokumenty
- Bankovní výpisy a další důležité záznamy
Jak dlouho je nutné jednotlivé doklady uchovávat?
Doba archivace jednotlivých dokumentů se liší podle typu. Některé dokumenty stačí uchovávat několik let, jiné je vhodné nebo přímo nutné archivovat po desítky let.
Účetní doklady a účetní záznamy: To jsou například pokladní doklady nebo inventurní soupisy či účetní uzávěrky. Podle zákona o účetnictví je nutné většinu účetních dokladů uchovávat po dobu pěti let počínaje koncem účetního období, kterého se týkají. Účetní závěrky a výroční zprávy se archivují deset let.
Daňové doklady a faktury: Vydané a přijaté faktury, mají delší archivaci. Plátci DPH mají povinnost uchovávat daňové doklady až po dobu deseti let, a to od konce zdaňovacího období, ve kterém plnění uskutečnili. To stejné platí i pro doklady v elektronické podobě.
Daňová přiznání: Daňová přiznání je vhodné uchovávat minimálně po dobu, po kterou může správce daně daň doměřit. Obvykle se jedná o tři roky od termínu podání přiznání, ale v některých případech se může doba prodloužit. Proto se doporučuje tento typ dokumentu uchovávat alespoň 10 let.
Smlouvy a právní dokumenty: Kupní smlouvy, nájemní smlouvy, smlouvy s dodavateli nebo pracovní smlouvy je vhodné uchovávat po celou dobu jejich platnosti, a ještě několik let po jejím skončení. U některých dokumentů se doporučuje archivace po dobu deseti let nebo i déle, zejména pokud by mohly sloužit jako důkaz při případných sporech.
Mzdové a personální dokumenty: Nejdéle se obvykle uchovávají dokumenty týkající se zaměstnanců. Mzdové listy je zaměstnavatel povinen archivovat po dobu 30 let od roku, kterého se týkají. Evidenční listy důchodového pojištění a další dokumenty související se sociálním zabezpečením se často uchovávají až 45 let. Důvodem je obvykle budoucí nárok zaměstnanců na důchod.
Papírově nebo elektronicky?
Pokud si zvolíte papírovou formu archivace doporučují se pořadače nebo štítky a rozdružovače, které vám umožní mít přehledné označení pro všechny typy dokumentu. Nevýhodné se stává právě dohledávání dokumentů, ale výhodou může být to, že se nemusíte spoléhat na elektroniku.
Jestliže zvolíte elektronickou podobu i v tomto případě je nutné mít doklady a dokumenty správně a přehledně uloženy. Faktury, daňová přiznání nebo smlouvy lze uchovávat například ve formátu PDF na pevném disku, externím úložišti nebo v cloudu. Výhodou elektronické archivace je rychlé vyhledávání, úspora místa a možnost přístupu k dokumentům odkudkoliv.
Archivace nemusí být složitá
Nebojte, správná archivace nemusí být složitá, jak se na první pohled zdá. Důležité je si zavést systém, jak své dokumenty budete odkládat. Přehledně uspořádaný archiv vám může ušetřit mnoho času i starostí při jednání s úřady, účetními kontrolami nebo při řešení nečekaných situací. Vyplatí se proto jednou za čas dokumenty projít, roztřídit a mít jistotu, že všechny důležité záznamy budete mít vždy po ruce.
Zdroje:
Hana Králová je studentkou Etiky a kultury v mediální komunikaci v Olomouci. Ráda chodí po horách anebo jezdí na kole. Nejkrásnější výhledy jsou pro ni ty v přírodě. Je milovnicí výběrové kávy a alternativní přípravy různých druhů a pražíren. Od malička ráda čte, libí se jí možnost, kterou nabízí český jazyk. Píše ráda, a to, protože se dozvídá nové věci a nemusí myslet na nic jiného.
